Eingangsrechnungen inside SAP automatisch verarbeiten
Die manuelle Erfassung, Prüfung und Freigabe von Rechnungen kostet wertvolle Zeit, ist fehleranfällig und sorgt für fehlende Transparenz im Prozess. Tippfehler, falsche Zuordnungen oder lange Durchlaufzeiten sind die Folge. Zusätzlich steigen die Anforderungen an Compliance und gesetzliche Vorgaben.
Mit der invoiceLINE digitalisieren und automatisieren Sie Ihren gesamten Rechnungseingangsprozess direkt in SAP. Das AddOn erfasst Rechnungen in jeglichen Formaten automatisch und steuert Prüf- und Freigabeprozesse effizient. Dank integriertem Monitoring und revisionssicherer Archivierung haben Sie jederzeit volle Kontrolle von der Erfassung bis hin zur Bezahlung. So gewinnen Sie an Geschwindigkeit, Qualität und Kontrolle in Ihrem Rechnungseingang.
Schnelle Rechnungserfassung inside SAP
Ihre Vorteile durch die invoiceLINE
Bessere Datenqualität
Eine automatisierte Erfassung und standardisierte Verarbeitung minimieren manuelle Eingriffe und sorgen für verlässliche Daten.
Mehr Transparenz & Kontrolle
Sie erhalten eine klare Übersicht über den Rechnungsstatus, Freigaben und Durchlaufzeiten, auch abteilungsübergreifend.
Schnellere Freigaben
Automatisierte Workflows beschleunigen den Prüfprozess und verkürzen die Durchlaufzeiten spürbar.
Flexibel & zukunftssicher
Die invoiceLINE wächst mit Ihrem Unternehmen, egal ob steigende Rechnungsvolumina oder neue gesetzliche Vorgaben.
Die wichtigsten Funktionen
Automatisieren Sie die Erkennung von E-Rechnungen in jeglichen Formaten (PDF, XML, EDI, ZUGFeRD, XRechnung, etc.). Die OCR- und Freiform-Erkennung erfasst auch unstrukturierte Dokumente und liest Daten wie Rechnungsnummer, Beträge oder Lieferant zuverlässig aus. Dies ermöglicht eine detaillierte Erfassung einzelner Rechnungspositionen, was eine exakte Zuordnung zu Bestellungen ermöglicht.
Damit Rechnungen korrekt im SAP-System landen, prüft die invoiceLINE automatisch die relevanten Daten. Dabei wird eine automatisierte Zuordnung zu Bestellungen (PO-Matching), Lieferscheinen oder Kreditorenstammdaten vorgenommen. Unstimmigkeiten werden markiert und können gezielt nachbearbeitet werden. Zusätzlich werden regelbasierte Prüfungen durchgeführt, um die Datenqualität weiter zu verbesseren.
Damit der Rechnungseingang ordentlich und transparent bleibt, wird jede Rechnung mit einer Verknüpfung zum Buchungsbeleg elektronisch abgelegt. Eine Volltextsuche erleichtert das schnelle Auffinden einzelner Rechnungen und eine Langzeitarchivierung sichert die Aufbewahrung über Jahre hinweg. Das alles revisionssicher nach gesetzlichen Vorgaben.
Der Freigabeprozess ist oft der größte Zeitfresser im Rechnungseingang. Mit der invoiceLINE wird dieser Ablauf vollständig digitalisiert und in transparente, klar strukturierte Workflows überführt. Rechnungen werden automatisch an die zuständigen Prüfer und Genehmiger weitergeleitet: basierend auf individuell hinterlegten Regeln, Freigabegrenzen und Zuständigkeiten.
Durch die Kompatibilität mit SAP ERP und S/4HANA fügt sich die invoiceLINE nahtlos in die bestehende SAP-Landschaft ein. EDI-Schnittstellen und Drittanbietersysteme lassen sich problemlos anbinden. Zudem ist das AddOn skalierbar von wenigen hundert bis zu hunderttausenden Rechnungen jährlich. Für individuelle Anpassungen bietet das AddOn offene Schnittstellen.
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Ihr Ansprechpartner
Johanna Tresp
Sales Executive flowDOCS
+49 7244 7080 217
johanna.tresp@abilis.de
Häufig gestellte Fragen zur invoiceLINE
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein, ein einfaches PDF gilt grundsätzlich nicht als E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 werden unstrukturierte elektronische Formate wie ein normales PDF in Deutschland als „sonstige Rechnung“ eingeordnet. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das maschinell verarbeitet werden kann.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Als E-Rechnung gelten strukturierte elektronische Formate, die eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen. In der Praxis sind insbesondere Formate wie XRechnung oder strukturierte Rechnungen nach der europäischen Norm relevant. Auch hybride Formate wie ZUGFeRD können als E-Rechnung gelten, sofern der strukturierte Datenteil den Anforderungen entspricht.
Wie verarbeitet man ZUGFeRD- und XRechnung in SAP?
ZUGFeRD- und XRechnung-Daten sollten so verarbeitet werden, dass die strukturierten Rechnungsinformationen automatisiert erkannt, geprüft und direkt in die SAP-Folgeprozesse überführt werden. Genau hier setzt die invoiceLINE an: Das AddOn erkennt E-Rechnungen in Formaten wie ZUGFeRD und XRechnung automatisch und übergibt die Daten in den SAP-gestützten Rechnungseingangsprozess.
Wie lassen sich Eingangsrechnungen in SAP automatisieren?
Eingangsrechnungen lassen sich automatisieren, indem eingehende Dokumente automatisch erfasst, relevante Daten extrahiert, gegen Bestellungen oder Stammdaten geprüft und anschließend in digitale Prüf- und Freigabeworkflows überführt werden. Die invoiceLINE unterstützt genau diesen Ansatz mit automatischer Rechnungserkennung, Datenverarbeitung, PO-Matching, regelbasierten Prüfungen, Workflow-Steuerung und Archivierung direkt in SAP.
Wie bereitet man den Rechnungseingang auf die E-Rechnungspflicht vor?
Der wichtigste Schritt ist, den Rechnungseingang so aufzustellen, dass strukturierte E-Rechnungen sicher empfangen, ausgelesen, geprüft und systemseitig verarbeitet werden können. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Deshalb reicht es nicht mehr, nur PDFs manuell zu bearbeiten. Unternehmen sollten ihre Prozesse, Formate, Freigaben und Archivierung frühzeitig auf strukturierte Rechnungen ausrichten.
Wie geht man mit E-Rechnungsanforderungen in mehreren europäischen Ländern um?
Am sinnvollsten ist ein zentraler, standardisierter Rechnungseingangsprozess, der strukturierte Formate verarbeiten kann und dennoch flexibel genug für länderspezifische Anforderungen bleibt. Gerade für international tätige Unternehmen ist es wichtig, Rechnungen nicht nur zu empfangen, sondern sie auch konsistent in SAP weiterzuverarbeiten. invoiceLINE ist dafür passend positioniert, weil es verschiedene Formate unterstützt und sich in SAP ERP und S/4HANA integrieren lässt.
Welche Lösung hilft bei E-Rechnungen und Freigabeprozessen direkt in SAP?
Für genau diese Anforderung ist die invoiceLINE ausgelegt. Das AddOn automatisiert sowohl die Erkennung und Verarbeitung von E-Rechnungen als auch die Prüf- und Freigabeprozesse direkt in SAP. Dadurch werden Rechnungseingang, Prüfung, Genehmigung und Archivierung in einem durchgängigen SAP-nahen Prozess zusammengeführt.
Was ist die invoiceLINE?
invoiceLINE ist ein SAP-AddOn zur Automatisierung des Rechnungseingangs. Die Lösung erfasst eingehende Rechnungen in unterschiedlichen Formaten, verarbeitet die Daten weiter, unterstützt Prüf- und Freigabeprozesse und sorgt für eine revisionssichere Ablage direkt im SAP-Umfeld.
Welche Rechnungsformate unterstützt die invoiceLINE?
invoiceLINE unterstützt Rechnungen in Formaten wie PDF, XML, EDI, ZUGFeRD und XRechnung. Zusätzlich können auch unstrukturierte Dokumente per OCR- und Freiform-Erkennung verarbeitet werden. Das ist besonders wichtig für Unternehmen, die parallel klassische Rechnungen, hybride Formate und strukturierte E-Rechnungen erhalten.
Unterstützt invoiceLINE ZUGFeRD und XRechnung?
Ja, beide Formate werden ausdrücklich unterstützt. Damit ist invoiceLINE für Unternehmen interessant, die strukturierte E-Rechnungen bereits heute verarbeiten oder sich auf steigende Anforderungen an elektronische Rechnungsformate vorbereiten möchten.
Ist die invoiceLINE mit SAP S/4HANA kompatibel?
Ja. invoiceLINE lässt sich mit SAP ERP und SAP S/4HANA nahtlos in die bestehende SAP-Landschaft integrieren. Damit ist die Lösung auch für Unternehmen relevant, die ihre Rechnungseingangsprozesse in einer modernen SAP-Systemlandschaft standardisieren möchten.
Welche Bedeutung haben neue E-Rechnungspflichten in anderen europäischen Ländern?
Sie erhöhen den Druck auf Unternehmen, ihren Rechnungseingang technisch und organisatorisch zu modernisieren. In Belgien ist die strukturierte B2B-E-Rechnung seit dem 1. Januar 2026 für nahezu alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen verpflichtend. In Frankreich müssen ab dem 1. September 2026 alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; große Unternehmen und ETI müssen ab dann auch elektronisch ausstellen. In Polen ist der Empfang von Rechnungen über KSeF seit dem 1. Februar 2026 verpflichtend. Für international tätige Unternehmen wird eine flexible, zentral integrierte Lösung deshalb immer wichtiger.
Was bedeutet ViDA für den zukünftigen Umgang mit Rechnungen in Europa?-Rechnung?
Mit ViDA treibt die EU die weitere Standardisierung digitaler Rechnungs- und Meldeprozesse voran. Das Paket wurde im März 2025 verabschiedet. Für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU sollen strukturierte E-Rechnungen zusammen mit digitalen Meldepflichten ab dem 1. Juli 2030 verpflichtend werden. Für Unternehmen ist das ein klares Signal, den Rechnungseingang schon heute auf strukturierte, elektronisch verarbeitbare Formate auszurichten.
Warum lohnt es sich, den Rechnungseingang schon heute auf kommende Anforderungen vorzubereiten?
Weil die regulatorische Entwicklung klar in Richtung strukturierter, maschinenlesbarer und automatisiert verarbeitbarer Rechnungen geht. Deutschland hat den Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich seit dem 1. Januar 2025 faktisch zum Pflichtstandard gemacht, mehrere EU-Länder haben 2026 als zentrales Einführungsjahr, und ViDA bringt ab 2030 weitere EU-weite Anforderungen für grenzüberschreitende Prozesse. Wer den Rechnungseingang früh standardisiert und in SAP integriert, schafft eine bessere Grundlage für Effizienz, Compliance und Skalierbarkeit.
