Auftragsbestätigungen inside SAP automatisch verarbeiten
Auftragsbestätigungen inside SAP automatisch verarbeiten
AUFTRAGSBESTÄTIGUNGEN INSIDE SAP AUTOMATISIEREN
Der Einkauf gehört zu einer der bedeutendsten Aufgaben in Unternehmen. Umso wichtiger, dass Prozesse so gestaltet werden, dass ein schnelles und fehlerfreies Arbeiten ermöglicht wird. Doch bei der Abwicklung von eingehenden Auftragsbestätigungen fehlt es oft an entsprechenden Lösungen, sodass die Einkaufsabteilung die Daten manuell im SAP-System hinterlegen muss. Mit der confirmationLINE können Sie nun auch Auftragsbestätigungen automatisieren und inside SAP bearbeiten. Dank des hohen Funktionsumfangs und der kompletten SAP-Integration ist die Lösung ein deutlicher Qualitätstreiber für den Einkauf in Ihrem Unternehmen.
Komplett in SAP abgebildete Prozesslösung
Die confirmationLINE ist eine komplett in SAP abgebildete Prozesslösung. Mit der Zertifizierung des SAP Namensraums kann sie einfach in SAP ERP ECC 6.0 oder in SAP S/4HANA integriert werden. So verarbeiten Sie Ihre Auftragsbestätigungen direkt in Ihrem SAP-System.
Erfassung auf Positionsebene und hohe Erkennungsquoten
In unserer confirmationLINE ist die Positionserkennung direkt integriert. Die exakte Identifikation von Positionsdaten bietet damit optimale Voraussetzungen für eine einwandfreie Erkennung und kann darüber hinaus die Dunkelbuchungsrate erhöhen.
Verarbeitung aller gängiger Formate
Selbstverständlich können Auftragsbestätigungen mit der confirmationLINE von sämtlichen Eingangswegen erfasst werden. Dazu gehören gescannte Dokumente als auch IDoc-basierte Auftragsbestätigungen und per-E-Mail eingehende PDF-Dateien.
Direkter Abgleich mit der SAP-Bestellung
Durch einen direkten Abgleich mit der SAP-Bestellung können mögliche Ungereimtheiten oder Abweichungen sofort erkannt werden. Nach Abschluss des Vorgangs wird die Auftragsbestätigung mit der Bestellung verknüpft, sodass diese auch nach der Bearbeitung zur Verfügung steht.
KERNPROZESS UND FUNKTIONSWEISE
Schritt 1: Eingang der Auftragsbestätigung
Auftragsbestätigungen können auf verschiedenen Wegen bei Ihnen eintreffen. Bei Auftragsbestätigungen in Papierform werden diese zunächst mittels Scannerlösung gescannt und über die SAP-Standardtransaktion OAWD in den Bearbeitungsprozess eingestellt. Beim E-Mail-Eingang werden die PDF-Anhänge durch den mailHANDLERpdf erkannt und weiterverarbeitet.
Schritt 2: Erkennung und Validierung
Anschließend werden die Auftragsbestätigungen mittels Hintergrundverarbeitung einer Einzelzeichenerkennung (OCR) unterzogen und anschließend der Freiform-Erkennung zugeführt.
Schritt 3: Einstellung der Vorgänge im workCENTER
Danach werden die Vorgänge im workCENTER (Arbeitsvorrat der Auftragsbestätigungsprüfung) eingestellt und stehen für eine Nachbearbeitung zur Verfügung. Dort werden dem Anwender auch die gescannten Auftragsbestätigungen angezeigt. Sie können sich einen Überblick über das Belegvolumen verschaffen und direkt mit der Bearbeitung starten.
Schritt 4: Nachbearbeitung der Auftragsbestätigung
Im Zuge der Nachbearbeitung stehen dem Benutzer, neben der ggf. notwendigen Nacherfassung, verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Auftragsbestätigungen können direkt gebucht oder im Zuge der Klärung direkt per E-Mail verschickt werden.
Schritt 5: Freigabe und Abschluss des Vorgangs
Nach der Klärung und Freigabe erfolgt die Endbearbeitung durch den Auftragsbestätigungsprüfer und der Vorgang wird durch eine Buchung abgeschlossen.
MÖGLICHE ERWEITERUNGEN
mailHANDLERpdf – Bestätigungseingang per E-Mail
Für per E-Mail eingehende PDF-Auftragsbestätigungen wird der so genannte mailHANDLERpdf benötigt. Mithilfe des mailHANDLERpdfs werden die Inhalte der Auftragsbestätigungen erkannt, verarbeitet und an das SAP-System weitergegeben. Dort kann dann direkt durch die confirmationLINE prozessiert werden.
Load Balancing – einfache Vorgangssteuerung
Mit Load Balancing zur Vorgangssteuerung können in Shared-Service-Centern die Vorgänge verteilt werden. So sorgen Sie für eine ausgeglichene Arbeitslast.
Customizing
Unser Customizing ist umfassend. So können mit unserem Leitfaden schnell und einfach Einstellungen vorgenommen werden. Dies sorgt für günstige Projekte und eine hohe Investitionssicherheit.
MÖGLICHE ERWEITERUNGEN
mailHANDLERpdf – Bestätigungseingang per E-Mail
Load Balancing – einfache Vorgangssteuerung
Mit Load Balancing zur Vorgangssteuerung können in Shared-Service-Centern die Vorgänge verteilt werden. So sorgen Sie für eine ausgeglichene Arbeitslast.
Customizing
Unser Customizing ist umfassend. So können mit unserem Leitfaden schnell und einfach Einstellungen vorgenommen werden. Dies sorgt für günstige Projekte und eine hohe Investitionssicherheit.
UNSERE SERVICES
Damit die Lösung genau an Ihre Anforderungen und Bedürfnisse angepasst wird, schauen wir uns gemeinsam mit Ihnen Ihre aktuellen Prozesse und Workflows an. Mittels Fragebogen und Workshop ermitteln wir die für Sie optimale Lösung. Neben der eigentlichen Einführung führen wir auch Schulungen Ihrer Mitarbeiter sowie Tests durch. Im Anschluss an das Projekt sind wir Ihr zuverlässiger Partner rund um Versionsupdates und Support.
Fragebogen
Klärung der Voraussetzungen via Fragebogen
Mit Hilfe eines Fragebogens ermitteln wir Ihre Voraussetzungen für unsere Lösung. Hierbei fragen wir ab, in welcher Form und Anzahl die Dokumente bei Ihnen eingehen, welches Archivierungssystem aktuell verwendet wird sowie einige weitere Punkte bezüglich Ihrer Organisation und des aktuellen SAP-Systems.
Somit können wir für die Angebotserstellung schon gezieltere Angaben zur Umsetzung machen und den Workshop optimal vorbereiten.
Workshop
Vorstellung der Lösung angepasst an Ihre Anforderungen
In einem Workshop erstellen wir mit Ihren Projektbeteiligten einen klar strukturierten Projektleitfaden. Dieser wird aus Ihren Prozess- und SAP-Systemvoraussetzungen mit Hilfe von Best Practices aufgesetzt.
Einführung
Umsetzung der Lösung
Auf Basis des Workshops führen wir die Lösung bei Ihnen ein. Neben dem Standard-Prozess setzen wir bei Bedarf auch gerne weitere Zusatzanwendungen für Ihre individuellen Anforderungen und Bedürfnisse um.
Schulungen
Schulung Ihrer Mitarbeiter & Go-Live
Neben ausgiebigen Schulungen führen wir auch wichtige Tests durch, damit Ihre Mitarbeiter einwandfrei mit unserer Lösung arbeiten können und alle Prozesse so funktionieren, wie Sie sich das wünschen.
Beim Go-Live stehen wir mit Ihnen in engster Absprache, damit ein reibungslos funktionierender Übergang zum neuen Prozess entsteht.
Support
Versionsupdates & Support
Auch über die Einführung hinaus sind wir Ihr Partner. Neben wichtigen Versionsupdates bieten wir Ihnen auch ganzheitlichen SAP-Support durch erfahrene SAP-Experten der abilis group.
IHRE VORTEILE
Einfacher. Schneller. Transparenter.
Dank des hohen Funktionsumfangs und der kompletten SAP-Integration trägt die confirmationLINE zu einer Erhöhung der Prozesssicherheit sowie zur Senkung der Prozesskosten bei. Jetzt Auftragsbestätigungen automatisieren – mit der Prozesslösung inside SAP confirmationLINE.
Senkung der Prozesskosten
Hohe Erkennungsquote
Maximale Transparenz
Keine Schnittstellen
Gewohntes Arbeitsumfeld
Zahlreiche Erweiterungen
Senkung der Prozesskosten
Durch automatisierte Prozesse sparen Sie sich einen enormen Zeitaufwand und vermeiden Fehler, die durch manuelles Abtippen entstehen könnten.
Hohe Erkennungsquote
Durch den Einsatz unserer SAP-integrierten Freiform- sowie Positionserkennung profitieren Sie von einer hohen Erkennungsquote.
Maximale
Transparenz
Das zentrale Monitoring bietet eine hohe Transparenz bei allen Auftragsbestätigungen. Durch Plausibilitätsprüfungen werden Abweichungen ermittelt und visualisiert.Keine Schnittstellen
Der gesamte Prozess läuft inside SAP ab. Das bedeutet, Sie müssen sich keine Sorgen um Ihre Daten machen, da diese nicht außerhalb des SAP-Systems gelangen.
Gewohntes Arbeitsumfeld
Die Anwenderoberfläche orientiert sich beim Erscheinungsbild an der Transaktion ME22N, sodass der Anwender in seiner gewohnten Systemumgebung arbeitet.
Zahlreiche Erweiterungen
Die confirmationLINE bleibt flexibel: Wir legen die Prozesse so an, dass sie optimal Ihren Anforderungen enstprechen.
Wichtige Bedingungen
Hoher Eingang an Auftragsbestätigungen
Bei einem hohen Eingang an Auftragsbestätigungen lohnt sich die confirmationLINE besonders.
OCR-Server
Damit die Verbindung von OCR an SAP hergestellt werden kann, wird ein Server benötigt.
Archivierungslösung
Um E-Mails mit Auftragsbestätigungen als Anhang abzulegen, wird eine Archivierungslösung benötigt.
Gepflegte Stammdaten
Prozessrelevante Daten, wie Bestellnummern und Materialnummern, müssen gut gepflegt sein.
PDF-Vorgaben
Die Erkennung erfolgt am besten bei PDF-Dateien in schwarz-weiß.
Scanner für Papierdokumente
Um Auftragsbestätigungen, die per Post eingehen, zu erfassen, wird ein Scanner benötigt.
Wichtige Bedingungen
Hoher Eingang an Auftragsbestätigungen
Bei einem hohen Eingang an Auftragsbestätigungen lohnt sich die confirmationLINE besonders.
Gepflegte Stammdaten
Prozessrelevante Daten, wie Bestellnummern und Materialnummern, müssen gut gepflegt sein.
OCR-Server
Damit die Verbindung von OCR an SAP hergestellt werden kann, wird ein Server benötigt.
PDF-Vorgaben
Die Erkennung erfolgt am besten bei PDF-Dateien in schwarz-weiß.
Archivierungslösung
Um E-Mails mit Auftragsbestätigungen als Anhang abzulegen, wird eine Archivierungslösung benötigt.
Scanner für Papierdokumente
Um Auftragsbestätigungen, die per Post eingehen, zu erfassen, wird ein Scanner benötigt.
MEHR INFOS
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann laden Sie sich gerne unser Factsheet herunter, melden Sie sich zu unserem Webinar an oder vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch. Für unsere Bestandskunden haben wir gerne die aktuellen Release Notes bereit.
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Wanzl GmbH & Co. KGaA
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