Mobile Service- & Reparaturabwicklung via AIF

Mobiles Servicemanagement mit Adobe Interactive Forms
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Ausgangslage

Ihre Servicetechniker sind ständig unterwegs und geben alles um Ihren Kunden die bestmöglichen Services zu gewährleisten. Nur wer ständig unterwegs ist, dem fällt es schwer, pünktlich die lästigen organisatorischen Aufgaben, wie Abgabe der Serviceberichte im Office und Rückmeldung der Arbeits- und Reisezeiten, zu erledigen.

Der SAP-Standard-Prozess

Im SAP Standard werden die Serviceaufträge als Papier-Formular ausgedruckt und vom zuständigen Techniker mit auf den Einsatz genommen. Dort vor Ort notiert er die durchgeführten Tätigkeiten mit Arbeitszeit und Kommentaren, sowie welche Materialien er für den Auftrag aus seinem Bestand verbraucht hat. Der Kunde bescheinigt dies mit seiner Unterschrift auf dem Servicebericht.
Bis das SAP ERP System davon jedoch erfährt, muss das Papier-Formular wieder seinen Weg zurück ins Büro finden und die Daten manuell von einem Sachbearbeiter übertragen werden. Erst dann erfolgen systemseitig Materialentnahme, Zeitenrückmeldung und Abschluss des Serviceauftrages. Oft ist für die Reisekostenabrechnung von dem Servicetechniker noch ein weiteres Formblatt auszufüllen.
Gerade wenn die Dienstleistung dem Kunden in Rechnung gestellt werden soll, ist es ein entscheidender Faktor, wie schnell die Daten im SAP System bereitstehen und die Faktura durchgeführt werden kann. Fehler- oder lückenhaft abgegebene Serviceberichte verzögern die Rechnungsstellung zusätzlich.

Mobile Service- & Reparaturabwicklung mit Adobe Interactive Forms (AIF) by abilis

Mit unserem SAP AddOn „mobile Service- und Reparaturabwicklung via AIF by abilis“, erhält der Techniker seine Serviceaufträge nicht in Papierform, sondern als interaktives PDF direkt per E-Mail gesendet. Wird im SAP System ein Serviceauftrag freigegeben und „gedruckt“, generiert das System ein sogenanntes „Interactive Form by Adobe“, ermittelt den entsprechenden Servicetechniker und sendet das Formular an dessen E-Mail.
Anstelle auf Papier, füllt der Servicetechniker die Arbeits- und Reisezeiten des Auftrages, Bemerkungen und Materialentnahmen im PDF-Formular an seinem Laptop aus. Das interaktive Formular unterstützt ihn dabei mit Vorbelegungen und Plausibilitätsprüfungen. Zum Beispiel können ihm keine Schreibfehler bei der Auflistung der verbrauchten Ersatzteile passieren, da das interaktive Formular nur die Materialien vorschlägt, welche bereits im Serviceauftragsbeleg im System erfasst wurden oder sich in seinem Kofferraumlagerort befinden.

Nach erfolgreichem Abschluss des Service-Einsatzes wird per Knopfdruck das ausgefüllte Formular per E-Mail direkt zurück an das System gesendet und verarbeitet. Es werden die Informationen ausgelesen und in einer Log-Tabelle abgespeichert. Zudem wird das Formular abgelegt und kann aus dem SAP-System heraus wieder aufgerufen werden. So erhält der Sachbearbeiter die Daten ohne Verzögerung und ohne Medienbruch in das System und kann diese direkt dort in einer eigenen Cockpit-Transaktion überprüfen, ändern und anschließend die Weiterverarbeitung anstoßen. Gibt er die Daten frei, erfolgen die Rückmeldungen, der Serviceauftrag wird technisch abgeschlossen und die Faktura wird erzeugt.

Mobile Service- & Reparaturabwicklung via AIF


ab 19.990,- €

Das Coding ist ebenfalls für SAP HANA Datenbanken optimiert. Im Rahmen der Wartung wird das SAP AddOn regelmäßig weiterentwickelt, sodass es innerhalb des Wartungsvertrags für die Nutzung von S/4HANA aktualisiert wurde und Ihnen jederzeit zur Verfügung steht.

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Ihre Vorteile mit mobiler Service- & Reparaturabwicklung via AIF

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Kein Medienbruch und keine manuelle Datenübertragung von Papier in das SAP-System.

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Schnellere Rechnungsstellung möglich, durch effektiveren Prozess.

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Kein eigener SAP User für die Servicetechniker notwendig.

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Vorbelegungen und Plausibilitätsprüfungen im interaktiven Formular verringern die Fehler beim Ausfüllen.

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Eigene Transaktion zum Monitoren und Prüfen der Serviceaufträge.

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