Automatische Bestellbestätigungen via AIF

Erhebliche Kosten- und Zeitersparnis
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Automatische Bestellbestätigungen via AIF

Für eine detaillierte Disposition fremdbeschaffter Materialien sind lieferantenseitige Bestellbestätigungen unerlässlich. Im Mittelstand ist dieser Prozess häufig mit großen manuellen Aufwänden verbunden. So werden Bestellbestätigungen per Post, Mail, Fax empfangen oder telefonisch abgestimmt. Durch diese Vorgehensweise müssen Informationen mühsam händisch im SAP-System gepflegt werden, was anderweitig benötigte Kapazitäten im Einkauf bindet. Das SAP AddOn „Automatische Bestellbestätigungen via AIF“ ermöglicht Ihnen eine weitestgehend automatisierte sowie einfache Möglichkeit dieser Situation zu begegnen und die Abläufe im Einkauf zu vereinfachen. Geben Sie Ihren Einkäufern die Möglichkeit sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Automatische Bestellbestätigungen automatisiert dank Adobe Interactive Forms (AIF)

Mit den automatischen Bestellbestätigungen via AIF (Adobe Interactive Forms) by abilis erhalten Sie die Möglichkeit, Ihren Lieferanten interaktive Formulare per Mail zur Verfügung zu stellen, welche direkt innerhalb des PDFs bearbeitet werden können. Dazu benötigen Sie lediglich den Adobe Reader. Der Versand funktioniert dabei über eine neue Nachrichtenart, welche problemlos über die Nachrichtenfindung im SAP-Standard verschickt werden kann. Dabei schlägt das System die Einteilungen der Bestellung vor, um den manuellen Aufwand zu minimieren. Ihr Lieferant kann Bestätigungsnummern, Lieferdaten, Mengen und, sofern gewünscht, auch Preise pflegen bzw. anpassen.

Customizing für das SAP AddOn Zusätzliche Mailempfänger für SAr SAP-Formulare

Weiterhin können Einteilungspositionen hinzugefügt sowie entfernt werden. Nach Abschluss der Bearbeitung kann die Bestätigung direkt aus dem PDF heraus mit einem Klick über Ihr Standard-Mailprogramm an das SAP-System zurückgeschickt, was automatisch die Eingangsverarbeitung des Tools startet. Wenn Sie im Customizing Toleranzen für die einzelnen Felder vorgegeben haben kann eine automatische Pflege der Bestellung erfolgen. Ansonsten sind die eingegangenen Bestätigungen durch den zuständigen Einkäufer zu prüfen. Sofern eingestellte Toleranzen nicht eingehalten werden, erfolgt in jedem Fall eine Prüfung des zuständigen Einkäufers. Im Fall der manuellen Bearbeitung stehen Ihnen grundsätzlich mehrere Alternativen zur Verfügung. Sie können die eingegangene Bestätigung annehmen oder ablehnen. Darüber hinaus kann der Prozess auch abgebrochen werden, beispielsweise wenn der Lieferant nicht auf die Mail reagiert. Um Ihren Schriftverkehr mit dem Lieferanten so einfach wie möglich zu machen versendet das Tool im Hintergrund automatisch Mails mit vordefinierten Texten, um Ihren Lieferanten auf dem Laufenden zu halten.

Customizing für das SAP AddOn Zusätzliche Mailempfänger für SAr SAP-Formulare

Das AddOn verfügt über ein eigenes Customizing, um die Verarbeitung der Bestellbestätigungen innerhalb des Prozesses zusteuern. Im Rahmen des Customizings können individuelle Toleranzen für Preis, Menge und Lieferdatum einzeln aktiviert und gesteuert werden. Darüber hinaus können Sie sämtliche Mailtexte für die Kommunikation über das Tool selbst bestimmen und der jeweiligen Funktion zuweisen.

Ihre Vorteile

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Bearbeitung der verschickten Bestätigungsvorlagen direkt im Adobe Reader

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Nachvollziehbarkeit des kompletten Informationsflusses in einer einzigen, zentralen Transaktion

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Überlassen Sie die Pflege der Bestellbestätigungen weitestgehend Ihren Lieferanten. Prüfen Sie lediglich diejenigen Belege, welche Abweichungen außerhalb einer definierten Toleranz enthalten

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Durch diverse Plausibilitätsprüfungen beim Upload der Daten, die Möglichkeit zur manuellen Überprüfung der Eingangsverarbeitung sowie die Bearbeitung innerhalb einer einzigen Transaktion können Anwenderfehler deutlich reduziert werden

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Gestalten Sie Ihre Einkaufsprozesse effizienter und erhöhen Sie somit die Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter

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Die Notwendigkeit zur Ablage von Papierbelegen entfällt, da sämtliche ein- und ausgehenden Dokumente jederzeit verfügbar sind

Automatische Bestellbestätigungen via AIF

ab 12.490,- €

Beinhaltet das Bestellformular nach Ihrem Corporate Design als SAP Adobe Interactive Form inkl. Logiken und Datenbereitstellung aus SAP ERP, die automatische Verarbeitung innerhalb SAP ERP. Zzgl. jährlicher Produktwartungsgebühr in Höhe von 19%.

Das Coding ist ebenfalls für SAP HANA Datenbanken optimiert. Im Rahmen der Wartung wird das SAP AddOn regelmäßig weiterentwickelt, sodass es innerhalb des Wartungsvertrags für die Nutzung von S/4HANA aktualisiert wurde und Ihnen jederzeit zur Verfügung steht.

Voraussetzung: ADS-Server mit kundenindividuellen Credentials (Konfiguration kann auf Anfrage auch durch abilis übernommen werden), zzgl. kostengünstigen SAP Adobe Lizenzen.

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